Kundregister för serviceföretag – all kundinformation på ett ställe
Kundregistret i OpSynk samlar kunduppgifter, kontaktpersoner, filer och historik från arbetsordrar och ronder. Ett kundregister för serviceföretag, som kontoret och fältpersonalen arbetar ur varje dag.
Varför ett kundregister i ett serviceföretag?
I ett serviceföretag är kunden en plats lika mycket som ett namn. Medarbetaren behöver veta vart jobbet är, vem som är kontakt på plats, var nyckeln finns och vilken gräsyta som ingår. Kontoret behöver veta vart fakturan ska och vad som har gjorts hos kunden under året.
När de uppgifterna finns i pärmar, mejl och i någons telefon blir varje nytt jobb en liten utredning. I OpSynk ligger allt på kunden, och varje arbetsorder, rond och fakturaunderlag hämtar uppgifterna därifrån. Hur jobben skapas och följs upp beskriver vi på sidan om arbetsordersystem för serviceföretag.
Det här finns på varje kund
Företag eller privatperson
Välj kundtyp och fyll i organisationsnummer eller personnummer. Samma register fungerar för en bostadsrättsförening och för en villaägare.
Adress och fakturaadress
Varje kund har en adress. Ska fakturan till en annan adress, till exempel en förvaltare, anger ni en separat fakturaadress och en mejladress för fakturor.
Kontaktpersoner
Lägg upp flera kontaktpersoner med roll, namn, mejl och telefon, till exempel ordförande, vicevärd och ekonomiansvarig. En kontaktperson kan kopplas till ett jobb.
Anteckningar
Skriv ner det som annars bara finns i huvudet: portkod, var nyckeln hänger, att hunden är lös på gården. Anteckningar kan ha bilagor, och ni väljer om de ska synas i appen.
Filer och dokument
Spara bilder, PDF:er och andra dokument på kunden, till exempel en ritning eller en överenskommelse. Ni väljer vilka filer som ska synas för medarbetarna i appen.
Zoner på kartan
Rita kundens ytor på kartan, som gräsmattor, parkeringar eller planteringar. Momenten i en arbetsorder kan sedan kopplas till rätt zon.
En adress per kund, och egen arbetsadress per jobb
Varje kund har en adress, och varje jobb kan dessutom få en egen arbetsadress. Det räcker för de flesta kunder: villaägaren, butiken eller föreningen med en gård.
Har en kund flera fastigheter finns två sätt att lägga upp det. Antingen blir varje fastighet en egen kund, vilket ger varje adress sin egen historik och sina egna filer. Eller så är förvaltaren en kund och varje jobb får sin arbetsadress, vilket samlar all fakturering på ett ställe. OpSynk har i dag ingen separat lista med flera objekt under en och samma kund.
Historiken samlas på kunden
Allt ni gör hos en kund hamnar på kundkortet. När kunden ringer och frågar när ni senast var där, eller vad som ingick förra säsongen, finns svaret på ett ställe.
- Jobb: kundens arbetsordrar och ronder, planerade och utförda, och hur långt varje jobb har kommit.
- Tidrapportering och fakturaunderlag: rapporterad tid och de fakturaunderlag som skapats för kunden, med status ej skickat, skickat eller betalt.
- Ronder: med tillägget Rondering ligger kundens ronder bland jobben, och ni kan dela en rondrapport med kunden via en länk. Hur ronderna fungerar beskriver vi under ronderingssystem.
- Offerter: med tillägget Offert ligger offerterna på kunden, och kunden kan godkänna eller tacka nej via en länk.
- Anteckningar och filer: samlade över tid, så att en ny medarbetare kan läsa på innan första besöket.
Statistiksidan visar dessutom jobb, tid och kunder över tid, så att ni ser vilka kunder ni lägger er tid på.
Kundinformation i appen för fältpersonalen
Medarbetaren behöver inte logga in i webben för att hitta kunduppgifter. I mobilappen, för iOS och Android, visar varje jobb:
- kundens namn och adress, eller jobbets arbetsadress
- kontaktpersonen för jobbet
- anteckningar som ni har valt att visa i appen
- filer som ni har gjort tillgängliga i appen
- zonerna på kartan, så att rätt yta blir skött
- en knapp som öppnar vägbeskrivningen i telefonens kartapp
Uppdaterar kontoret en portkod eller en kontaktperson syns ändringen direkt i appen. Med egna roller och behörigheter bestämmer ni vem som får ändra i kundregistret och vem som bara ser det som behövs för jobbet.
Flytta in era kunder med en CSV-fil
Har ni redan kunderna i ett kalkylblad eller i ett annat system behöver ni inte skriva in dem igen.
Ta fram en lista
Exportera kunderna från ert nuvarande system eller spara kalkylbladet som en CSV-fil.
Importera i OpSynk
Ladda upp filen i importen för kunder. Medarbetare kan importeras på samma sätt.
Komplettera
Lägg till kontaktpersoner, anteckningar, filer och zoner på de kunder där det behövs, till exempel inför säsongens första jobb.
Raderar någon en kund av misstag kan den återställas, tillsammans med raderade jobb och användare.
Ett kundregister, inte ett CRM
OpSynk är inte ett CRM-system för försäljning och marknadsföring. Kundregistret är byggt för att utföra och fakturera jobb hos kunder, och det är där det gör nytta.
| Behov | Kundregistret i OpSynk |
|---|---|
| Veta vart medarbetaren ska och vem som är kontakt | Ja: adress, arbetsadress, kontaktperson och vägbeskrivning |
| Se vad som har gjorts hos kunden | Ja: arbetsordrar, ronder och tid på kundkortet |
| Ta fram underlag till fakturan | Ja: fakturaunderlag per kund som PDF |
| Ge kunden en egen inloggning | Nej, det finns ingen kundportal. Rondrapporter och offerter delas via länk |
| Egna fält och avtal med påminnelser | Nej, kundkortet har fasta fält och det finns inga serviceavtal |
Har ni redan ett CRM för säljet kan kundregistret i OpSynk fungera som ert arbetsregister, men det finns i dag ingen integration som synkar mellan dem.
Vanliga frågor
Vad är ett kundregister?
Ett kundregister är en samlad lista över era kunder med kontaktuppgifter, adresser och det ni behöver veta för att göra jobbet. I OpSynk innehåller det också kundens historik från arbetsordrar, ronder och tidrapportering. Kontoret och fältpersonalen arbetar ur samma register.
Kan vi ha både företag och privatpersoner som kunder?
Ja. Varje kund läggs upp som företag eller privatperson, med organisationsnummer eller personnummer. Fakturaadress och mejladress för fakturor anges per kund.
Hur flyttar vi in våra befintliga kunder?
Ni importerar dem från en CSV-fil, som de flesta kalkylblad och system kan spara som. Medarbetare kan importeras på samma sätt. Kontaktpersoner, filer och zoner lägger ni sedan till där det behövs.
Kan en kund ha flera adresser?
Varje kund har en adress, och varje jobb kan få en egen arbetsadress. Det finns ingen separat lista med flera objekt per kund, så en förvaltare med många fastigheter läggs antingen upp som flera kunder eller som en kund med arbetsadress per jobb.
Är OpSynk ett CRM-system?
Nej. OpSynk är ett system för att planera, utföra och fakturera jobb hos kunder, och kundregistret är byggt för det. Det finns ingen kundportal, inga egna fält och ingen integration mot CRM-system.
Vad ser fältpersonalen om kunden i appen?
På varje jobb ser medarbetaren adress, kontaktperson, de anteckningar och filer ni har valt att visa i appen och kundens zoner på kartan. Vägbeskrivningen öppnas i telefonens kartapp. Ändringar från kontoret syns direkt.
Kan vi återställa en kund som har raderats?
Ja. Raderade kunder, jobb och användare kan återställas, så att ett misstag inte tar bort kundens historik för gott.
Lägg upp er första kund
Testa en demo i webbläsaren och se hur kunden, jobben och fakturaunderlaget hänger ihop.