Ronderingssystem för serviceföretag – utför ronder och dela rapporten med kunden

Vad är ett ronderingssystem?

En rondering är en planerad genomgång där någon går runt i en fastighet, en lokal eller ett utomhusområde och kontrollerar att allt fungerar och ser ut som det ska. Det kan handla om belysning i trapphus, nödutgångar, tvättstugor, lekplatser eller städningen i en entré. Det som avviker noteras så att det kan åtgärdas.

Ett ronderingssystem ersätter papperslistan och pärmen. Checklistan finns i mobilen, svaren sparas direkt och kontoret ser vad som har kontrollerats, av vem och när. Avvikelser försvinner inte på en lapp i bilen, utan blir ett ärende som någon tar hand om.

Därför byter serviceföretag från papper

• Papperslistor kommer bort, blir blöta eller lämnas in en vecka för sent.
• Det går inte att se på kontoret om dagens ronder är gjorda förrän någon ringer.
• Bilder på fel ligger kvar i medarbetarens telefon i stället för hos kunden.
• Kunden får en sammanfattning i ett mejl, eller ingenting alls, och undrar vad hen betalar för.

Många ronderingssystem är byggda för fastighetsägare som kontrollerar sina egna hus, eller för bevakningsbolag. OpSynk är byggt för det tredje fallet: serviceföretag som utför ronder åt sina kunder och behöver visa kunden vad som har gjorts. Därför hänger ronderna ihop med arbetsordrar, planering och kundregister i samma system.

Så fungerar digital rondering i OpSynk

Rondering är ett tillägg i OpSynk som slås på för er organisation. Så här går en rond till från början till slut:

1. 1

   Bygg checklistan

   I webbappen lägger ni upp kontrollpunkterna och delar in dem i grupper, till exempel Entré & Reception, Trapphus och Utomhusområde. Spara checklistan som mall så kan ni återanvända den hos nästa kund.

2. 2

   Koppla ronden till kunden

   Ronden läggs upp hos kunden i kundregistret och tilldelas en eller flera medarbetare. Den syns sedan i personalens app.

3. 3

   Utför ronden i mobilen

   Medarbetaren går igenom kontrollpunkterna i appen för iOS eller Android och markerar varje punkt som godkänd eller underkänd.

4. 4

   Rapportera avvikelser

   När något inte stämmer skriver medarbetaren en kommentar och tar bilder direkt på kontrollpunkten. Ingen behöver skriva rent anteckningar efteråt.

5. 5

   Följ upp på kontoret

   Ändringar syns direkt mellan app och webb. På kontoret ser ni vem som utförde ronden, när den slutfördes och hur många avvikelser som hittades.

6. 6

   Dela och åtgärda

   Dela ronden med kunden via en länk, ladda ner den som PDF och gör om avvikelserna till en arbetsorder.

Appen kräver internetuppkoppling när ronden utförs. I källare och garage med dålig täckning är det bra att veta i förväg.

Dela ronderingsprotokollet med kunden via länk

Det som skiljer OpSynk från de flesta andra system är vad som händer efter ronden. När den är klar skapar ni en unik länk till ronden och skickar den till kunden, till exempel till fastighetsförvaltaren eller styrelsen i en bostadsrättsförening. Kunden öppnar länken i webbläsaren och behöver inget konto och ingen inloggning.

Sidan som kunden ser visar:

• ert företags logotyp och namn
• rondens nummer och namn, till exempel #116 Morgonrond Fastighet
• vem som utförde ronden och när den slutfördes
• alla kontrollpunkter, grupperade på samma sätt som i checklistan, med status för varje punkt
• antalet avvikelser, med medarbetarens kommentar och bilder

Den som läser kan själv byta språk mellan svenska och engelska och välja tidszon. Det är praktiskt när förvaltaren sitter i ett annat land eller när kunden inte läser svenska.

För kunden blir det tydligt vad de betalar för. För er blir det färre samtal om huruvida ronden verkligen gjordes, och ett protokoll som ni kan hänvisa till. Vill kunden ha ett dokument att spara i sin egen pärm laddar ni ner ronden som PDF-protokoll och mejlar det.

Så kan ni använda länken i vardagen

• Skicka länken till förvaltaren samma dag som ronden är klar, i stället för att skriva en egen rapport.
• Bifoga länken när ni föreslår en åtgärd, så att kunden ser bilden på felet innan hen godkänner arbetet.
• Samla länkarna från månadens ronder i ett mejl till styrelsen inför nästa styrelsemöte.
• Använd ronden som underlag när kunden frågar varför något har åtgärdats eller fakturerats.

Vill ni se hur det ser ut för kunden? Öppna en delad rondrapport från vår demoorganisation. Ronden är påhittad, men sidan är precis den som era kunder får.

Ronder ni kan digitalisera

OpSynk levereras inte med färdiga checklistor. Ni bygger egna checklistor och sparar dem som mallar, så att de passar just era uppdrag och era kunders krav. Här är exempel på ronder som serviceföretag brukar göra och vad en checklista kan innehålla:

• Teknisk fastighetsrond

  Belysning i trapphus och källare, dörrar och lås, hissar, ventilationsdon, läckage i undercentral och tvättstuga, tak och stuprör.

• Brandskyddskontroll

  Utrymningsskyltar som lyser, fria utrymningsvägar, brandsläckare på plats, branddörrar som stänger, inget brännbart material i trapphus.

• Skyddsrond

  Ordning på arbetsplatsen, belysning, skyddsutrustning, maskiner och verktyg, halkrisker och förvaring av kemikalier.

• Städkontroll

  Entré, trapphus, toaletter, kök och soprum, kontrollerade mot det städavtal ni har med kunden.

• Utemiljö

  Lekplats, gångvägar, belysning, rabatter och gräsytor, papperskorgar, cykelställ och miljörum. Passar bra för trädgårdsföretag som sköter utemiljön åt fastighetsägare.

Börja gärna med en checklista som ni redan har på papper, för in den i systemet och justera den efter de första ronderna. När mallen fungerar använder ni den hos fler kunder och ändrar bara det som skiljer sig.

Avvikelser blir arbetsordrar

En rond är bara värd något om avvikelserna blir åtgärdade. I OpSynk skapar ni en arbetsorder direkt från den utförda ronden. Varje avvikelse blir ett eget moment i arbetsordern, med kommentaren och bilderna från ronden som underlag.

Ett exempel: morgonronden hittar en trasig armatur i trapphus B och en entrédörr som inte går i lås. Ni skapar en arbetsorder med två moment, planerar in den hos en medarbetare och följer status per moment tills båda är klara. Från arbetsordern finns en länk tillbaka till ronden där felen hittades.

• Inga avvikelser glöms bort mellan rond och åtgärd.
• Den som åtgärdar ser exakt vad som rapporterades, med bild.
• Tid och material som läggs på åtgärden registreras på arbetsordern och kan bli ett fakturaunderlag.

Alla avvikelser behöver inte åtgärdas av er. Är det något som ligger utanför ert uppdrag, till exempel ett fel på hissen, visar ni kunden avvikelsen via den delade ronden och låter kunden kontakta rätt leverantör. Det som ingår i ert uppdrag, eller som kunden ber er åtgärda, blir en arbetsorder.

Läs mer om hur arbetsordrar fungerar i vårt arbetsordersystem för serviceföretag.

Ronderingssystem för serviceföretag, inte väktarhårdvara

Söker man på ronderingssystem hittar man ofta system för bevakning: NFC-taggar eller QR-koder på väggen som väktaren skannar för att bevisa att hen har varit på plats. Det är en annan sorts produkt.

OpSynk har inga QR- eller NFC-kontrollpunkter och ingen funktion som verifierar att medarbetaren har stått vid en viss punkt. Medarbetaren bockar av kontrollpunkterna i appen. Behöver ni bevisa närvaro med skanning är ett system för bevakning ett bättre val.

Styrkan i OpSynk är helheten kring uppdraget: kunden, ronden, åtgärden, tiden och fakturaunderlaget i samma system. Det passar till exempel fastighetsservice, städföretag och företag som sköter utemiljö. Se fler exempel bland branscher vi arbetar med.