Arbetsordersystem för serviceföretag – från order till fakturaunderlag

Vad är ett arbetsordersystem?

En arbetsorder är beskedet till den som ska utföra ett jobb: vad som ska göras, hos vilken kund, var och när. Ett arbetsordersystem gör samma sak digitalt. Ordern skapas en gång, når rätt medarbetare i telefonen och kommer tillbaka till kontoret med tid, material, bilder och anteckningar ifyllda.

För ett serviceföretag märks skillnaden mest efter att jobbet är gjort. När allt som rapporterats redan finns på ordern behöver ingen skriva av lappar, leta i sms eller ringa runt för att få ihop underlaget till fakturan.

Så fungerar arbetsordrar i OpSynk

Flödet är detsamma oavsett om det gäller en engångsbeställning eller skötsel varje vecka. Ett exempel: en kund vill ha sin gård skött under säsongen.

1. 1

   Skapa arbetsordern

   Välj kund, adress och kontaktperson och skriv vad jobbet gäller. Kunden hämtas från ert kundregister, så adress och kontaktuppgifter finns redan. Ska jobbet göras på en annan adress än kundens anger ni en egen arbetsadress för jobbet.

2. 2

   Dela upp jobbet i moment

   Lägg till de moment som ingår, till exempel gräsklippning, kantklippning och lövblåsning. Ett moment kan kopplas till en zon som ni har ritat på kartan hos kunden, så att medarbetaren vet vilken yta det gäller.

3. 3

   Planera och tilldela

   Sätt tid och tilldela en eller flera medarbetare. Jobb som återkommer läggs upp med ett intervall, till exempel varje vecka från maj till september. Jobb utan bestämt datum hamnar i jobbpoolen tills ni planerar dem i kalendern.

4. 4

   Utför jobbet i mobilen

   Medarbetaren ser jobbet i sin agenda i appen, öppnar vägbeskrivningen och bockar av momenten på plats. Bilder, anteckningar, tid och material registreras direkt på jobbet.

5. 5

   Följ upp på kontoret

   Status per moment syns i webbappen medan jobbet pågår. När det är klart ser ni vem som slutförde det och när, och ni kan ladda ner arbetsordern som PDF.

6. 6

   Samla till fakturaunderlag

   Tid, material och fasta priser från utförda jobb samlas i ett fakturaunderlag för kunden, som ni laddar ner som PDF.

Funktioner som sparar administration

Det mesta av administrationen i ett serviceföretag handlar om att flytta uppgifter från ett ställe till ett annat: från samtalet till kalendern, från tidlappen till fakturan. Funktionerna nedan finns för att samma uppgift bara ska behöva skrivas in en gång.

• Moment med status

  Varje arbetsorder delas upp i moment som har en egen status: ej påbörjad, pågående eller slutförd. Ni ser hur långt ett jobb har kommit utan att ringa och fråga.

• Återkommande arbetsordrar

  Veckostädning, månadsvis tillsyn eller en årlig genomgång läggs upp en gång. Välj vecka, månad eller år och vilket intervall som gäller, till exempel varannan vecka.

• Bilder och anteckningar

  Medarbetaren tar bilder i appen och kopplar dem till momentet. Anteckningar kan ha bilagor och sparas både på jobbet och på kunden.

• Material från artikelregistret

  Material registreras på jobbet i appen och hämtas från ert artikelregister med inköpspris, försäljningspris, enhet och kategori.

• Prisgrupper och fast pris

  Ge olika typer av arbete olika timpris med prisgrupper, eller sätt ett fast pris per tillfälle när jobbet inte ska debiteras löpande.

• Chatt mellan kontor och fält

  Frågor om ett jobb tas i den inbyggda chatten i stället för i privata sms-trådar som ingen annan ser.

• Arbetsorder som PDF

  Ladda ner en utförd arbetsorder som PDF, till exempel för att skicka till kunden eller spara i ett ärende.

• Roller och behörigheter

  Bestäm med egna roller vad varje användare får se och ändra, så att fältpersonalen ser sina jobb och kontoret har överblicken.

Arbetsorder i mobilen, synkat med kontoret

Mobilappen finns för iOS och Android. När ni skapar eller ändrar ett jobb på kontoret syns det direkt i medarbetarens telefon, och medarbetaren får en push-notis om nya och ändrade jobb. Det som rapporteras ute på plats syns lika snabbt i webbappen.

I appen har medarbetaren det som behövs för dagen:

• agendan med dagens uppdrag, tider och kunder
• adress, kontaktperson, anteckningar och vilka kollegor som är tilldelade
• vägbeskrivning som öppnas i telefonens kartapp
• momenten att bocka av, med bilder och kommentarer
• tidrapportering med start och stopp, och material från artikelregistret
• jobbpoolen med oplanerade jobb
• chatten med kontoret

Appen och webben finns på svenska och engelska, och varje användare väljer sin egen tidszon. Appen behöver internetuppkoppling för att hämta och skicka uppgifter.

Från arbetsorder till fakturaunderlag

Ett fakturaunderlag i OpSynk samlar det som ska faktureras en kund: arbetad tid, material och fasta priser från utförda jobb. Tiden kopplas till den prisgrupp som gäller och materialet till artikelns försäljningspris, så att summorna för arbete, material och fast pris står på samma ställe.

1. 1

   Rapportera på jobbet

   Medarbetaren rapporterar tid och material på arbetsordern i appen, samma dag som jobbet görs.

2. 2

   Skapa underlaget

   Kontoret samlar kundens utförda jobb för en period, till exempel en månad, i ett fakturaunderlag.

3. 3

   Ladda ner som PDF

   Underlaget visar tid och material i tabeller och laddas ner som PDF.

4. 4

   Följ statusen

   Markera underlaget som ej skickat, skickat eller betalt, så att ni ser vad som återstår.

Avvikelser från ronder blir arbetsordrar

Med tillägget Rondering utför era medarbetare ronder med checklistor i mobilen, till exempel en månatlig rond i ett trapphus eller en kontroll av en utemiljö. Varje kontrollpunkt markeras som godkänd eller underkänd, och en avvikelse får en kommentar och bild.

När ronden är klar skapar ni en arbetsorder direkt från den. Varje avvikelse blir ett eget moment på arbetsordern, med kommentaren och bilden som underlag. En trasig belysning i entrén och ett klotter på soprummet blir alltså två moment som kan planeras och tilldelas, utan att någon skriver av protokollet.

Själva rondrapporten kan delas med kunden via en länk, utan att kunden behöver logga in. Hur ronderna fungerar beskriver vi på sidan om ronderingssystem för serviceföretag.

Byggt för er bransch

Arbetsordrar ser olika ut beroende på vad ni gör. Trädgårdsföretaget har säsonger och ytor, snöröjaren rycker ut när vädret slår om. Så här används OpSynk i några branscher:

• System för trädgårdsföretag

  Återkommande skötsel under säsongen, moment per yta och zoner på kartan för gräsmattor och planteringar.

• System för snöröjning

  Jobb per adress under vintern, med bilder och rapporterad tid som underlag till kunden.

• Fler branscher

  Se hur andra serviceföretag som arbetar ute hos sina kunder använder arbetsordrar, ronder och planering.

Papper och Excel jämfört med arbetsordersystem

Många serviceföretag börjar med arbetsorder på papper, en delad kalender och ett kalkylblad för tiden. Det fungerar så länge jobben är få. Så här skiljer sig vardagen åt:

Papper och Excel kostar inget att börja med, och för ett företag med ett par anställda kan det räcka länge. Det som brukar få företag att byta är när samma uppgift skrivs in flera gånger, eller när det blir svårt att veta vad som faktiskt är gjort innan fakturan går iväg.

Vad kostar ett arbetsordersystem?

OpSynk är i beta och har ännu ingen publik prislista. Mejla support@opsynk.com eller anmäl er till betan så berättar vi vad som gäller för er.

Generellt brukar priset på ett arbetsordersystem bero på några saker:

• hur många användare som ska ha tillgång, ofta räknat per användare och månad
• vilka moduler ni behöver; i OpSynk är Rondering, Tidsstämpling och Offert tillägg som slås på efter behov
• om det tillkommer startavgift, utbildning eller hjälp att flytta in befintliga kunder
• bindningstid och om ni betalar per månad eller per år

Jämför också vad ni får för pengarna: hur mycket tid som går åt till att föra över uppgifter i dag, och vad det kostar när ett jobb inte blir fakturerat. Vill ni se systemet innan ni pratar pris kan ni testa en demo direkt i webbläsaren.