App för snöröjning och halkbekämpning – dokumentera varje insats

Vanliga utmaningar för snöröjning och halkbekämpning

Snöröjning åt fastigheter är ett annat jobb än att ploga vägar. Ni har kanske trettio adresser med en trappa, en gångväg till soprummet och tio parkeringsplatser vardera, och allt ska vara klart innan de boende går till jobbet. Det är vintern som ger mest att göra, och då kommer också problemen.

• Kort varsel. Snön kommer på natten och prognosen ändras. Arbetsledaren ska få ut rätt person till rätt gård utan att ringa runt klockan fyra.
• Många små platser. En kund kan ha flera adresser, och varje gård har sina egna ställen som ska prioriteras: entrén, rampen, sopkärlen, handikapparkeringen.
• Frågor i efterhand. Styrelsen hör av sig och undrar om det verkligen var sandat före sju. Utan anteckningar blir det ord mot ord.
• Olika sätt att ta betalt. Vissa kunder betalar ett fast belopp per tillfälle, andra betalar för tid och material. Det ska stämma på fakturan.
• Sand och salt som försvinner. Tre säckar halkgrus på en gård är lätt att glömma när fakturaunderlaget görs i slutet av månaden.

Så ser en vecka ut hos ett snöröjningsföretag med OpSynk

Ett exempel: ett mindre serviceföretag med fyra anställda som röjer snö och halkbekämpar åt ett tjugotal bostadsrättsföreningar och två butiker.

1. 1

   Måndag: allt är förberett

   Kunderna ligger i kundregistret med fakturaadress och kontaktpersoner. På varje kund har ni ritat zoner på kartan, till exempel entré, gångväg och parkering. Sand, halkgrus och salt finns som artiklar med enhet och pris.

2. 2

   Onsdag kväll: prognosen visar snö

   Arbetsledaren skapar arbetsordrar för gårdarna som ska röjas först och tilldelar dem i personalplaneringen, där varje medarbetare har en rad och varje dag en kolumn. De som ska ut får en push-notis i appen. Adresser som kan vänta läggs i jobbpoolen.

3. 3

   Torsdag 04.30: första rundan

   Medarbetaren öppnar dagens uppdrag i mobilen och startar vägbeskrivningen i telefonens kartapp. På plats startar hen tidrapporteringen, plogar och sandar, tar bilder på entrén och registrerar två säckar halkgrus på jobbet. Sedan stoppas tiden och momenten bockas av.

4. 4

   Torsdag 07.00: kontoret har koll

   I webben ser arbetsledaren direkt vilka moment som är klara och vem som gjorde dem. Snön fortsätter, så ett par jobb från poolen dras in i schemat. Medarbetarna ser poolen i appen och frågor tas i den inbyggda chatten.

5. 5

   Fredag: en kund ringer

   En styrelseledamot undrar om gångvägen var halkbekämpad på morgonen. Arbetsledaren öppnar arbetsordern, ser rapporterad tid, bilderna och materialet, laddar ner arbetsordern som PDF och mejlar den.

6. 6

   Månadsskiftet: fakturaunderlag

   Tid, material och fasta priser från alla insatser samlas i ett fakturaunderlag per kund. Ni laddar ner det som PDF och följer statusen: ej skickat, skickat eller betalt.

Funktioner för snöröjning och halkbekämpning

Utryckning när det snöar

En arbetsorder skapas med kund, arbetsadress, beskrivning och moment. Ni tilldelar en eller flera medarbetare och ändringen syns direkt i deras app. I planeringssystemet för serviceföretag drar ni jobb mellan dagar och personer i kalendern. Jobb som inte har fått en tid ligger i jobbpoolen tills någon drar in dem.

Säsongsavtal eller debitering per insats

OpSynk håller inte reda på era avtal. Det avtalet säger om pris lägger ni in på arbetsordern, och det finns två vägar:

Har ni ett fast säsongsbelopp som faktureras per månad sköter ni det som i dag. Insatserna finns ändå registrerade i OpSynk om kunden vill se vad som har gjorts.

Foto och tid som dokumentation

Medarbetaren startar och stoppar tiden på jobbet i mobilen och kan lägga till en kommentar. Bilder tas i appen och kopplas till momentet, och av arbetsordern framgår vem som slutförde jobbet och när. OpSynk registrerar däremot ingen GPS-position och stämplar inte tid eller plats i själva bilden.

Sand och salt som material

Lägg upp det ni sprider som artiklar, till exempel halkgrus per säck eller salt per kilo, med inköpspris, försäljningspris och enhet. Medarbetaren registrerar mängden på jobbet direkt i appen, och materialet följer med till fakturaunderlaget. Systemet håller inget lagersaldo.

Många små adresser

Varje kund har en adress, och varje jobb kan ha en egen arbetsadress. En fastighetsägare med fyra gårdar blir alltså en kund med fyra adresser på jobben. Med zoner på kartan visar ni exakt vilka ytor som ingår, och momenten i arbetsordern kan kopplas till zonerna.

Samma system när snön har smält

Många som röjer snö på vintern klipper gräs och sköter rabatter på sommaren, ofta åt samma föreningar. Kunderna, zonerna och personalen finns redan i OpSynk när säsongen byts. Läs om system för trädgårdsföretag året runt.

Exempel: checklista för snöröjning och halkbekämpning

Vill ni gå igenom gårdarna på ett bestämt sätt, till exempel en vinterrond efter ett snöfall, kan ni bygga en egen checklista med tillägget Rondering. OpSynk levererar inga färdiga mallar. Nedan är ett exempel på hur en sådan checklista kan se ut. Ni sparar den som mall och återanvänder den på alla gårdar.

Varje punkt markeras som godkänd eller underkänd i mobilen. En underkänd punkt blir en avvikelse med kommentar och bild, och från ronden kan ni skapa en arbetsorder där varje avvikelse blir ett moment. Läs mer om rondering och checklistor.

Rapporten kunden får

Vad kunden kan få beror på hur ni arbetar:

• Arbetsordern som PDF. När insatsen är utförd laddar ni ner arbetsordern som PDF och skickar den till kunden, till exempel när en förening vill ha underlag för en viss morgon.
• Ronden via en länk. Gör ni en vinterrond med checklista kan ni dela den färdiga ronden via en länk. Kunden behöver inget konto och ser kontrollpunkterna, status och avvikelser med bilder under ert företags logotyp. Ronden kan också laddas ner som PDF-protokoll.
• Fakturaunderlaget som PDF. I slutet av perioden får kunden ett underlag med tid, material och fasta priser.