Funktioner i OpSynk

Så hänger funktionerna ihop

Funktionerna är byggda för samma flöde: en kund beställer ett jobb, ni planerar det, medarbetaren gör det och ni fakturerar. Varje steg använder uppgifterna från steget innan.

1. 1

   Kunden

   Kunduppgifter, kontaktpersoner och zoner läggs upp en gång i kundregistret.

2. 2

   Arbetsordern

   Jobbet skapas med moment och hämtar adress och kontaktperson från kunden.

3. 3

   Planeringen

   Jobbet läggs på en dag och en medarbetare i kalendern eller personalplaneringen.

4. 4

   Utförandet

   Medarbetaren bockar av moment, tar bilder och rapporterar tid och material i appen.

5. 5

   Fakturaunderlaget

   Tid, material och fasta priser samlas per kund och laddas ner som PDF.

Arbetsordrar

Arbetsordern är navet i OpSynk. Den beskriver vad som ska göras hos vilken kund, och den kommer tillbaka till kontoret med allt som har rapporterats på plats. Mer om flödet finns på sidan om vårt arbetsordersystem.

• arbetsordrar med kund, adress, kontaktperson, beskrivning och moment
• status per moment, och vem som slutförde jobbet och när
• en eller flera medarbetare per tillfälle
• återkommande arbetsordrar varje vecka, månad eller år, med valfritt intervall
• bilder i appen kopplade till momentet, och anteckningar med bilagor
• utförd arbetsorder som PDF

Rondering och checklistor

Med tillägget Rondering gör era medarbetare ronder med checklistor i mobilen, till exempel en teknisk rond i en fastighet eller en kontroll av en utemiljö. Ronden görs ofta för kundens räkning, och därför kan rapporten delas med kunden när ronden är klar. Läs hur det fungerar i vårt ronderingssystem för serviceföretag.

• checklistor i grupper, där varje kontrollpunkt markeras som godkänd eller underkänd
• egna checklistor som ni sparar som mallar och återanvänder
• avvikelser med kommentar och bild på varje kontrollpunkt
• en arbetsorder direkt från ronden, där varje avvikelse blir ett moment
• rondrapporten delas med kunden via en länk, utan att kunden behöver logga in
• ronden som PDF-protokoll

Planering

Planeringen görs för hand, med dra och släpp, så att ni själva bestämmer vem som gör vad. Blir en medarbetare sjuk flyttar ni dagens jobb till en kollega i personalplaneringen, och kollegan ser dem direkt i sin app. Mer om hur det fungerar finns under planeringssystem för serviceföretag.

• planeringskalender där ni drar och släpper jobb
• personalplanering i ett rutnät med medarbetare per rad och dagar per kolumn
• jobbpool med oplanerade jobb som ni drar in i schemat, och som medarbetarna också ser i appen
• ändringar i planeringen syns direkt i medarbetarens app

Tidrapportering och material

Tid och material rapporteras där jobbet görs, så att ingen behöver föra över tidlappar i efterhand. Medarbetaren startar tiden vid ankomst, stoppar den när jobbet är klart och lägger till en kommentar om något tog längre tid än väntat.

• tidrapportering på jobbet i mobilen, med start, stopp och kommentar
• prisgrupper med olika timpris, till exempel för olika typer av arbete
• fast pris per tillfälle som alternativ till löpande räkning
• artikelregister med inköpspris, försäljningspris, enhet och kategori
• material som registreras på jobbet direkt i appen

Fakturaunderlag

Tid, material och fasta priser från utförda jobb samlas till ett fakturaunderlag per kund, till exempel för en månad. Underlaget visar summor för timmar, arbetskostnad, material och fast pris, och laddas ner som PDF. Ni följer statusen: ej skickat, skickat eller betalt.

OpSynk skapar underlaget, inte själva fakturan, och har i dag ingen koppling till bokföringsprogram. Hur underlaget växer fram från jobben beskrivs på sidan om arbetsordrar till fakturaunderlag.

Kundregister

Alla arbetsordrar, ronder och fakturaunderlag hör till en kund. I kundregistret finns uppgifterna som jobben hämtar.

• företag och privatpersoner, med organisations- eller personnummer, fakturaadress och mejladress för fakturor
• flera kontaktpersoner per kund
• dokument och bilder på kunden, där ni väljer vad som syns i appen
• anteckningar som portkoder och instruktioner
• zoner som ni ritar på kartan hos kunden och kopplar moment till
• en adress per kund och en egen arbetsadress per jobb
• import av kunder och medarbetare från en CSV-fil

Mobilappen och samarbete

Fältpersonalen arbetar i mobilappen och kontoret i webbappen. Båda visar samma uppgifter, och ändringar syns direkt åt båda hållen.

• mobilapp för iOS och Android med agenda, jobbdetaljer och vägbeskrivning i telefonens kartapp
• inbyggd chatt mellan kontor och fält
• push-notiser i appen om nya och ändrade jobb och om chattmeddelanden
• uppdateringar i realtid i webbappen när något rapporteras i fält
• appen och webben på svenska och engelska
• egen tidszon per användare
• egna roller med detaljerade behörigheter
• supportärenden direkt i systemet
• statistik över jobb, tid och kunder
• återställning av raderade kunder, jobb och användare

Appen behöver internetuppkoppling för att hämta och skicka uppgifter.

Tillägg

En del funktioner är tillägg som slås på för er organisation när ni behöver dem.

• Rondering

  Ronder med checklistor, avvikelser, arbetsorder från avvikelser och en rapport som delas med kunden via länk.

• Tidsstämpling

  In- och utstämpling av arbetstid för hela arbetsdagen, utöver tiden som rapporteras på varje jobb. Bra när ni vill se både hur länge medarbetarna har arbetat och hur tiden fördelades på kunderna.

• Offert

  Offerter som kunden godkänner eller tackar nej till via en länk, utan att logga in. Offerten kan också laddas ner som PDF.

Funktionerna i er bransch

• System för trädgårdsföretag

  Säsongsskötsel med återkommande jobb och zoner för ytorna.

• System för snöröjning

  Vinterns jobb per adress, med bilder och tid som underlag.

• Fler branscher

  Så använder andra serviceföretag OpSynk.