System för trädgårdsföretag och grönyteskötsel

Vanliga utmaningar för trädgårdsföretag

Ett trädgårdsföretag lever med säsongen. I april vill alla ha vårstädning samtidigt, i juni växer gräset fortare än ni hinner klippa, och i oktober ska löv krattas och perenner klippas ner. Mellan topparna är det lugnare, och då ska ni hinna planera nästa år.

Det som brukar ställa till det:

• Samma besök upprepas hela sommaren hos många kunder, och en missad vecka märks direkt på gräsmattan.
• En förening har flera ytor med olika skötsel: gräs som klipps varje vecka, buskage som beskärs en gång om året och rabatter som rensas däremellan.
• Nya säsongsanställda vet inte vilken rabatt som är vilken eller var vattenkranen sitter.
• Plantor, jord och gödsel köps in till ett visst jobb men kommer inte alltid med när kunden faktureras.
• Styrelsen eller förvaltaren vill se vad som har gjorts, men allt som finns är en lapp i bilen.

Så ser en vecka ut hos ett trädgårdsföretag med OpSynk

Tänk er ett företag med sex medarbetare i maj. De sköter utemiljön åt femton bostadsrättsföreningar, ett par kontorsfastigheter och några villaträdgårdar.

1. 1

   Måndag morgon

   Veckans gräsklippning ligger redan i kalendern eftersom den är upplagd som återkommande arbetsordrar. Arbetsledaren fördelar besöken i personalplaneringen och ser på en gång vem som har för mycket på tisdag.

2. 2

   Tisdag

   Två medarbetare åker till en förening med tre gårdar. I appen ser de sina uppdrag för dagen, kundens kontaktperson och anteckningar som att grinden till innergården är låst. Momenten är kopplade till zoner som är ritade på kundens karta, så de vet vilka gräsytor och rabatter som ingår.

3. 3

   Onsdag

   En kund vill ha nya sommarblommor i entrérabatten. Kontoret skapar en arbetsorder med ett moment för plantering. Medarbetaren registrerar plantorna och säckarna med planteringsjord som material på jobbet och fotograferar resultatet.

4. 4

   Torsdag

   Regnet gör att två besök flyttas. Arbetsledaren drar dem till fredag i kalendern, och de berörda får en push-notis om ändringen. Ett jobb som ingen har tid med läggs i jobbpoolen tills vidare.

5. 5

   Fredag eftermiddag

   Förvaltaren för en av fastigheterna vill veta hur det gick med beskärningen. Kontoret laddar ner den utförda arbetsordern som PDF, med moment, status och anteckningar, och skickar den i ett mejl.

Funktioner för trädgårdsföretag och grönyteskötsel

Återkommande skötselbesök

Lägg upp ett besök en gång och låt det återkomma varje vecka, månad eller år, med det intervall ni väljer. Gräsklippning kan gå varje vecka, rabattrensning varannan vecka och häckklippning en gång om året. Läs om hur ni planerar återkommande jobb i kalendern.

Planering över säsongen

Personalplaneringen visar medarbetarna på rader och dagarna i kolumner, så det syns när ni behöver ta in fler under högsäsongen. Gör ni snöröjning på vintern ligger det i samma system.

Zoner på kartan för varje kund

Rita kundens ytor som zoner på kartan: gräsmattan på framsidan, rosenrabatten vid entrén, slänten mot parkeringen. Momenten i en arbetsorder kopplas till zonerna, så den som är ny på jobbet ser var arbetet ska göras. OpSynk har ingen separat skötselplan, men med återkommande arbetsordrar, moment och zoner beskriver ni vad som ska göras var och hur ofta.

Material på jobbet

I artikelregistret lägger ni upp det ni använder, till exempel planteringsjord per säck, perenner per styck och gödsel per kilo, med inköpspris, försäljningspris och enhet. Medarbetaren registrerar det som gick åt direkt i appen. Systemet håller inget lagersaldo, men allt registrerat material kommer med i fakturaunderlaget.

Bilder och anteckningar

Bilder tas i appen och kopplas till momentet, till exempel före och efter en beskärning. Anteckningar med bilagor kan sparas både på jobbet och på kunden, och i den inbyggda chatten når fältet kontoret. Mer om detta finns på sidan om arbetsordersystem.

Tid och fakturaunderlag

Tid rapporteras på jobbet med start och stopp. Med prisgrupper sätter ni olika timpris för till exempel gräsklippning och trädfällning, eller så ger ni besöket ett fast pris per tillfälle. Tid, material och fasta priser samlas till ett fakturaunderlag per kund.

Exempel: checklista för grönyteskötsel

Vissa kunder vill ha en genomgång av utemiljön, till exempel inför en föreningsstämma eller när säsongen börjar. Med tillägget Rondering bygger ni en egen checklista för det. Det finns inga färdiga mallar i OpSynk, så listan nedan är ett exempel på vad ni själva kan lägga upp och spara som mall.

Varje punkt bockas av som godkänd eller underkänd i mobilen, och en underkänd punkt får en kommentar och en bild. Ur ronden skapar ni sedan en arbetsorder där varje avvikelse blir ett eget moment. Mer om rondering och checklistor.

Rapporten kunden får

Bostadsrättsföreningar och fastighetsägare vill ofta ha något att visa på nästa styrelsemöte. Det här kan ni ge dem:

• En PDF av den utförda arbetsordern, som ni laddar ner och skickar efter besöket.
• Ett fakturaunderlag som PDF med tid, material och fasta priser för perioden. I OpSynk följer ni om det är ej skickat, skickat eller betalt.
• Om ni gör en rond av utemiljön: en länk till den färdiga ronden som kunden öppnar utan att logga in. Den visar kontrollpunkter, status och avvikelser med bilder under er logotyp. Ronden kan också laddas ner som PDF.