System för fastighetsservice – ronder, arbetsordrar och rapporter till fastighetsägaren

OpSynk är ett system för fastighetsservice för er som sköter hus åt bostadsrättsföreningar, fastighetsägare och förvaltare. Ronderna görs i mobilen, avvikelserna blir arbetsordrar och fastighetsägaren får en rapport som går att öppna utan inloggning.

Gå med i betaprogrammet

Vanliga utmaningar för fastighetsservice

Få fastighetsserviceföretag har en enda stor kund. Oftare är det ett trettiotal föreningar, några förvaltare och ett par kommersiella fastighetsägare, var och en med egna hus, nycklar och önskemål. Dagarna blandar fasta ronder, planerat underhåll och sådant som plötsligt går sönder.

Protokoll på papper. Ronden fylls i på plats, hamnar i bilen och ska skrivas in på kontoret. När förvaltaren vill se förra kvartalets protokoll börjar letandet.
Fel som upptäcks men aldrig åtgärdas. Teknikern noterar en trasig armatur i källaren, men anteckningen leder inte vidare till ett jobb med en ansvarig person och ett datum.
Många hus hos samma beställare. En fastighetsägare kan ha åtta adresser. Den som åker ut måste veta vilket hus, vilken uppgång och vilket utrymme det handlar om.
Uppgifter med olika rytm. Tvättstugan ses över varje vecka, filtren i fläktrummet byts med några månaders mellanrum och hängrännorna rensas en gång om året.
Rapporter som ingen hinner skriva. Styrelsen vill ha något konkret inför sammanträdet, och förvaltaren vill kunna visa ägaren att avtalet följs.

Så ser en vecka ut hos ett fastighetsserviceföretag med OpSynk

Exemplet är ett företag med åtta tekniker och fastighetsskötare som sköter teknisk förvaltning och skötsel åt drygt fyrtio bostadsrättsföreningar och två förvaltningsbolag.

Måndag 07.00: veckan ligger klar
Arbetsordrar som återkommer, som veckotillsynen av tvättstugor och soprum, finns redan i kalendern. Ronderna planeras i samma kalender. Arbetsledaren jämnar ut veckan i personalplaneringen, där varje tekniker har en egen rad.
Måndag förmiddag: teknisk rond i en förening
Teknikern öppnar ronden i appen och tar kontrollpunkterna grupp för grupp: trapphus, undercentral, tvättstuga, gård. Dörrstängaren i uppgång B går för hårt och lampan i cykelrummet är död. Båda punkterna markeras som underkända med en kommentar och en bild.
Måndag eftermiddag: avvikelserna blir ett jobb
På kontoret öppnas den avslutade ronden i webben. Ur den skapas en arbetsorder där de två avvikelserna blir var sitt moment. Jobbet tilldelas en fastighetsskötare, som får en push-notis i mobilen.
Tisdag: åtgärden görs
Fastighetsskötaren justerar dörrstängaren, byter lysröret, registrerar materialet från artikelregistret och rapporterar tiden med start och stopp. Bilder på resultatet kopplas till momenten, som sedan sätts till slutförda.
Onsdag: förvaltaren får rapporten
Kontoret delar ronden via en länk och mejlar den till förvaltaren. Hen öppnar sidan utan konto och ser vilka punkter som var godkända och vilka avvikelser som hittades, med bilder.
Torsdag: ett akut ärende
Förvaltaren ringer om en golvbrunn i tvättstugan som inte tar undan. Kontoret lägger upp en arbetsorder och drar in den i kalendern samma dag. Ett mindre brådskande jobb flyttas till jobbpoolen, där teknikerna också ser det i appen.
Sista fredagen i månaden: underlag till fakturan
Rapporterad tid, material och fasta priser per förening samlas i ett fakturaunderlag. Det laddas ner som PDF och får status skickat när det har gått iväg.

Funktioner för fastighetsservice

Ronder med era egna checklistor

Med tillägget Rondering bygger ni checklistor uppdelade i grupper, till exempel per utrymme eller per uppgång. I mobilen markeras varje kontrollpunkt som godkänd eller underkänd, och en underkänd punkt får en kommentar och en bild. Checklistan sparas som mall, så att en förening med tre likadana hus får samma rond i alla tre. Läs mer om vårt ronderingssystem för digitala ronder.

Från avvikelse till arbetsorder

När ronden är klar skapar ni en arbetsorder direkt från den. Varje avvikelse blir ett eget moment, så inget fel försvinner på vägen från anteckning till åtgärd. Från arbetsordern hittar ni tillbaka till ronden där felet upptäcktes. Hur moment, status och bilder fungerar står på sidan om arbetsordersystem.

Många fastigheter hos samma kund

OpSynk har inget objektregister med flera fastigheter per kund. I stället har varje kund en adress, och varje jobb kan få en egen arbetsadress. Så här brukar det gå att lägga upp:

Kunder, hus och ytor i OpSynk
Er situation	Så lägger ni upp det
En förening med ett hus	Föreningen blir en kund med sin adress, och jobben utförs där
En fastighetsägare med flera hus	En kund, och varje arbetsorder eller rond får husets adress som arbetsadress
Ett förvaltningsbolag som sköter flera föreningar	Varje förening blir en egen kund med förvaltaren som kontaktperson
Flera ytor på samma tomt	Zoner som ni ritar på kartan, med momenten kopplade till rätt zon

På kunden sparar ni också dokument som ritningar eller driftinstruktioner, och ni väljer vilka filer som ska synas i appen. Kontaktpersoner och anteckningar finns i kundregistret.

Uppgifter som återkommer

En arbetsorder kan återkomma varje vecka, månad eller år, med det intervall ni väljer. Tillsynen av soprummet går varje vecka, filterbytet var tredje månad och rensningen av hängrännor en gång per år. Jobben dyker upp i kalendern och kan flyttas med dra och släpp. Se hur ni planerar återkommande jobb i planeringskalendern.

Tid, material och fakturaunderlag

Tid rapporteras på jobbet i mobilen, och material som packningar, lysrör och batterier registreras från artikelregistret. Prisgrupper ger olika timpris för olika slags arbete, och ett jobb kan också ha fast pris per tillfälle. Allt samlas i ett fakturaunderlag per kund. Det finns ingen koppling till något bokföringsprogram, utan underlaget laddas ner som PDF.

Exempel: checklista för en teknisk rond i flerbostadshus

OpSynk levererar inga färdiga ronder. Ni bygger checklistan själva med tillägget Rondering, gärna tillsammans med fastighetsägaren, och sparar den som mall. Listan nedan visar hur en månadsrond kan se ut. Vilka punkter som ska ingå, även för brandskyddet, bestämmer ni och kunden.

Månadsrond flerbostadshus

Entré och trapphus

Entrédörren går i lås och dörrstängaren drar igen
Belysningen fungerar på alla våningsplan
Inga cyklar, barnvagnar eller kartonger står i trapphuset
Porttelefon och tavla med boendelista är hela

Brandskydd

Brandsläckaren sitter på sin plats och är oskadad
Branddörrar stänger av sig själva och är inte uppställda
Skyltar för utrymning lyser
Inget brännbart material förvaras i källargången

Tekniska utrymmen

Inga synliga läckage i undercentralen
Fläktrummet har inga larm eller ovanliga ljud
El- och mätarskåp är stängda och låsta

Tvättstuga och soprum

Maskinerna startar och bokningstavlan fungerar
Golvbrunnen tar undan vatten
Sopkärlen är inte överfulla och golvet är rent

Gård och tak

Hängrännor och stuprör sitter fast och är hela
Lekplatsens redskap har inga lösa delar
Gårdsbelysningen tänds

Samma upplägg fungerar för en enklare veckotillsyn eller en separat genomgång av brandskyddet. Gör en mall per typ av rond och återanvänd den i alla hus.

Rapporten kunden får

Förvaltare och fastighetsägare vill se vad som har kontrollerats och vad som har åtgärdats. Det här kan ni skicka:

Rondrapporten via en länk. Den färdiga ronden delas via en länk som kunden öppnar utan att logga in. Sidan visar ert företags namn och logotyp, rondens nummer och namn, vem som gjorde den och när, kontrollpunkterna per grupp med status och avvikelserna med kommentar och bilder. Mottagaren kan byta språk och tidszon på sidan.
Ronden som PDF-protokoll. Bra för föreningens arkiv eller som bilaga till protokollet från styrelsemötet.
Arbetsordern som PDF. Visar momenten med zon och status samt anteckningarna med datum och tid. Den passar när förvaltaren vill se att en avvikelse är åtgärdad.
Fakturaunderlaget som PDF. Tid, material och fasta priser för perioden, per kund.

Vanliga frågor om system för fastighetsservice

Kan vi bygga egna checklistor för tekniska ronder och brandskyddsronder?

Ja, med tillägget Rondering. Ni lägger upp kontrollpunkterna i grupper och sparar checklistan som mall för att använda den i fler fastigheter. Det finns inga färdiga mallar i OpSynk, så innehållet bestämmer ni själva.

Hur blir en avvikelse från ronden en arbetsorder?

När ronden är avslutad skapar ni en arbetsorder från den i webben. Varje avvikelse blir ett eget moment i arbetsordern. Sedan tilldelar ni jobbet och planerar det som vilken arbetsorder som helst.

Kan förvaltaren se rondrapporten utan att logga in?

Ja. Ni delar den avslutade ronden via en länk, och mottagaren behöver inget konto. Länken visar kontrollpunkter, status och avvikelser med bilder. Den funktionen finns för ronder, inte för arbetsordrar.

Har OpSynk felanmälan för hyresgäster?

Nej. Det finns ingen hyresgästportal och inget formulär där boende anmäler fel. Felanmälningar som når er via förvaltaren, telefon eller mejl lägger ni in som arbetsordrar.

Hur hanterar vi en fastighetsägare med många hus?

Fastighetsägaren blir en kund, och varje jobb får det aktuella husets adress som arbetsadress. Ytor på en tomt kan ritas som zoner på kartan. Något separat register över fastigheter eller objekt per kund finns inte.

Kan vi lägga upp uppgifter som återkommer varje månad eller år?

Ja. En arbetsorder kan upprepas varje vecka, månad eller år, och ni väljer intervallet, till exempel var tredje månad. Jobben hamnar i kalendern och kan flyttas om något kommer emellan.

Kan vi visa att teknikern var på plats vid varje kontrollpunkt?

Nej, OpSynk har ingen QR-kod, NFC eller positionering vid kontrollpunkterna. Det som syns är vem som gjorde ronden och när, vilka punkter som godkändes och bilderna som laddades upp.

Vad kostar OpSynk för ett fastighetsserviceföretag?

OpSynk är i beta och har ingen offentlig prislista ännu. Mejla support@opsynk.com eller anmäl er till betan för att få veta mer. Ni kan också testa en demo direkt i webbläsaren.

Vift Fastighetsservice logotyp — Lucas, Vift Fastighetsserviceviftfast.se(öppnas i en ny flik)

Samla ronder och åtgärder på ett ställe

Testa en demo i webbläsaren och lägg upp en av era föreningar som kund.