System för städföretag – schema, städronder och kundrapporter

Vanliga utmaningar för städföretag

Kommersiell städning är upprepning. Advokatbyrån på tisdagar och fredagar, föreningens trapphus varannan vecka, storstädning av lunchrummet en gång i månaden. Det är lätt att hålla ordning på när ni har tio kunder. Med femtio kunder och personal som byter pass blir det svårare.

• Schemat stämmer inte längre. Någon är sjuk, en kollega ska täcka upp och kalkylarket på kontoret visar fortfarande gårdagens fördelning.
• Kvaliteten är svår att bevisa. Kunden hör av sig om dammiga fönsterbänkar, och ni har inget som visar hur det såg ut vid förra kontrollen.
• Brister som glöms bort. Arbetsledaren ser en trasig tvålpump eller en fläck på mattan, men åtgärden blir aldrig inbokad.
• Instruktioner per kund. Vilka rum som är låsta, var städskrubben finns och vilket golvmedel som gäller. Nyanställda ska hitta det utan att ringa in.
• Extrabeställningar som inte kommer med. Fönsterputs eller en extra golvvård beställs i förbifarten och saknas sedan i underlaget till fakturan.

Så ser en vecka ut hos ett städföretag med OpSynk

Ta ett städföretag med tolv anställda. De gör kontorsstäd hos ett tjugotal företag och trappstäd i tio bostadsrättsföreningar, och arbetsledaren gör städkontroller hos de större kunderna.

1. 1

   Måndag 06.00: dagens pass i telefonen

   Varje lokalvårdare öppnar appen och ser sina uppdrag för dagen med tider och kunder. Under jobbet finns adressen, kontaktpersonen och kundens anteckningar, till exempel att larmet ska slås av vid bakdörren.

2. 2

   Tisdag: en sjukanmälan

   En medarbetare är sjuk. Arbetsledaren öppnar personalplaneringen, där varje anställd har en rad och varje dag en kolumn, och flyttar hennes uppdrag till två kollegor. De får en push-notis om de nya jobben.

3. 3

   Onsdag: städkontroll på ett kontor

   Arbetsledaren går igenom kontoret med en checklista i mobilen. Glaset i entrédörren har fingeravtryck och papperskorgarna i mötesrummet är inte tömda. Båda punkterna markeras som underkända och får en kommentar och en bild.

4. 4

   Onsdag eftermiddag: bristerna åtgärdas

   Från den avslutade kontrollen skapas en arbetsorder där varje brist blir ett moment. Den tilldelas den ordinarie lokalvårdaren och läggs in före nästa ordinarie städning.

5. 5

   Torsdag: kunden får se resultatet

   Kontoret delar städkontrollen via en länk och skickar den till kundens kontaktperson, som öppnar den utan att skapa något konto.

6. 6

   Fredag: en extrabeställning

   Kunden vill ha fönsterputs inför ett kundbesök. Kontoret skapar en arbetsorder med fast pris och drar in den i kalendern på måndag morgon.

7. 7

   Månadsskiftet: underlag till fakturan

   Tid, material och fasta priser från månadens städningar samlas i ett fakturaunderlag per kund, som laddas ner som PDF.

Funktioner för städföretag

Återkommande städuppdrag

Ett uppdrag läggs upp en gång och upprepas varje vecka, månad eller år, med det intervall ni väljer. Trappstäd varannan vecka och storstäd en gång i månaden är alltså en serie var. Daglig städning finns inte som eget intervall. Städar ni ett kontor flera dagar i veckan lägger ni upp en veckovis serie per veckodag, till exempel en för måndagar och en för torsdagar. Läs om hur ni planerar återkommande jobb i kalendern.

Personalens dag i appen

I mobilappen för iOS och Android ser varje medarbetare sina uppdrag per dag. Adressen öppnas i telefonens kartapp. På kunden sparar ni städinstruktioner och planritningar som filer och väljer vilka som ska synas i appen. Ändringar från kontoret syns direkt, och frågor tas i den inbyggda chatten i stället för i telefonen.

Svenska och engelska

Appen och webben finns på svenska och engelska. Fler språk finns inte i dag. Checklistor, moment och anteckningar skriver ni själva, så den texten blir på det språk ni väljer.

Städkontroller med checklista

Med tillägget Rondering bygger ni en checklista för kvalitetskontroll, uppdelad i grupper som rum eller våningsplan. Varje punkt blir godkänd eller underkänd i mobilen, och en underkänd punkt får kommentar och bild. Det finns ingen poängsättning eller procentsats, bara godkänt eller underkänt per punkt. Kontrollerna planeras i samma kalender som städuppdragen. Mer om ronder och checklistor.

Brister som blir arbetsordrar

Ur en avslutad kontroll skapar ni en arbetsorder där varje brist är ett eget moment. Den som åtgärdar bockar av momenten, tar bilder och rapporterar tiden. Kontoret ser när allt är klart.

Tid, fasta priser och fakturaunderlag

Tid rapporteras på uppdraget med start och stopp. Vill ni att personalen stämplar in och ut för hela arbetsdagen finns tillägget Tidsstämpling. Ett städuppdrag kan ha fast pris per tillfälle eller debiteras per timme enligt en prisgrupp, och förbrukningsmaterial som sopsäckar kan registreras som artiklar. Allt samlas i ett fakturaunderlag med status ej skickat, skickat eller betalt.

Exempel: checklista för städkontroll på kontor

Det följer inga färdiga checklistor med OpSynk. Ni bygger er egen med tillägget Rondering och sparar den som mall. Exemplet nedan är en städkontroll för ett mindre kontor. För trappstäd gör ni i stället en grupp per uppgång.

Rapporten kunden får

Kontaktpersonen hos kunden vill veta att städningen håller den nivå de betalar för. Det här kan ni ge dem:

• Städkontrollen via en länk. Kunden öppnar den utan inloggning och ser ert namn och er logotyp, vem som gjorde kontrollen och när, varje punkt med status och bristerna med kommentar och bilder.
• Kontrollen som PDF. Bra att bifoga när ni och kunden går igenom kvaliteten på ett uppföljningsmöte.
• Arbetsordern som PDF. Momenten med status och anteckningar, när kunden vill se att en brist har åtgärdats.
• Fakturaunderlaget som PDF. Tid, material och fasta priser för perioden.