Planeringssystem för serviceföretag – schemalägg personal och uppdrag

Planera uppdrag och personal med dra och släpp

Planeringen i OpSynk sker för hand, av er som känner kunderna och personalen. Systemet räknar inte ut något schema åt er. Det gör i stället det enkelt att se läget och flytta saker när något ändras. Ni har tre vyer att arbeta i:

• Planeringskalender

  Alla planerade jobb samlade i en kalender. Dra ett jobb till en annan tid eller dag så är det ombokat.

• Personalplanering

  Ett rutnät med en medarbetare per rad och en dag per kolumn. Här ser ni direkt vem som har fullt och vem som har luckor, och drar jobb mellan personer.

• Jobbpool

  Oplanerade jobb samlas i en pool. Dra in dem i kalendern eller till en medarbetare när ni vet när de ska göras. Medarbetarna ser också poolen i appen.

Varje tillfälle kan tilldelas en eller flera medarbetare. Blir någon sjuk på morgonen öppnar ni personalplaneringen, ser vilka jobb som berörs och drar dem till en kollega som har plats. Är det ett jobb som kan vänta lägger ni tillbaka det i poolen.

Exempel: en vanlig måndag

Klockan sju ringer en kund och vill ha en stopp i ett avlopp åtgärdad under dagen. Ni lägger in jobbet, ser i personalplaneringen att Sara har en lucka efter lunch och drar jobbet till hennes rad. Hon får en notis i appen och ser jobbet med adress och beskrivning. Samtidigt ligger två mindre jobb kvar i poolen sedan förra veckan. Ni drar ut dem på Ali, som är klar tidigare än planerat, och resten av veckan är oförändrad.

Återkommande uppdrag och säsonger

De flesta serviceföretag gör samma jobb hos samma kunder om och om igen. I OpSynk lägger ni upp ett uppdrag som återkommande en gång, med frekvens och intervall, så skapas tillfällena av sig själva.

• Varje vecka, till exempel trappstädning varje måndag.
• Varannan vecka eller var tredje vecka, genom att ange ett intervall.
• Varje månad, till exempel fönsterputs i en trappuppgång den första veckan i månaden.
• Varje år, till exempel en årlig genomgång av en fastighet.

Ett återkommande uppdrag har ett startdatum och kan ha ett slutdatum. Det gör det lätt att planera säsongsarbete. Gräsklippning och trädgårdsskötsel kan gå varje vecka från våren till hösten och sedan sluta av sig själv. Inför vintern lägger ni upp de jobb som hör till snöröjningssäsongen, till exempel regelbundna kontroller av gångvägar och entréer, medan utryckningar vid snöfall kan ligga i jobbpoolen och dras ut till personalen när det börjar snöa.

Se hur det fungerar i praktiken i system för snöröjning och system för trädgårdsföretag.

Ändringar syns direkt i mobilen

När ni flyttar ett jobb i planeringen syns ändringen direkt i medarbetarens app för iOS och Android. Medarbetaren får en push-notis i appen om nya och ändrade jobb, och ser sina uppdrag per dag med tid, kund och adress.

Det fungerar åt andra hållet också. När en medarbetare startar tidrapporteringen, bockar av moment eller slutför ett jobb ser kontoret det i webbappen utan att ladda om sidan. Behöver ni fråga något finns en inbyggd chatt mellan kontor och fält.

• Färre telefonsamtal för att stämma av vem som ska vara var.
• Ingen behöver skriva ut eller skicka ett nytt schema när något ändras.
• Medarbetaren öppnar adressen i telefonens kartapp direkt från jobbet.

Från planering till arbetsorder och rapport

I OpSynk är det planerade jobbet och arbetsordern samma sak. Det finns inget extra steg mellan schemat och utförandet.

1. 1

   Planera

   Lägg in jobbet i kalendern eller personalplaneringen och tilldela personal.

2. 2

   Utför

   Medarbetaren ser arbetsordern i appen, följer momenten, tar bilder, rapporterar tid och registrerar material.

3. 3

   Följ upp

   Kontoret ser status per moment och vem som slutförde jobbet och när. Arbetsordern kan laddas ner som PDF.

4. 4

   Fakturera

   Tid, material och fasta priser samlas i ett fakturaunderlag som ni följer från ej skickat till skickat och betalt.

Använder ni tillägget för rondering kan även ronder planeras som jobb, och avvikelser från en rond blir arbetsordrar som ni planerar in på samma sätt. Läs mer om vårt ronderingssystem.

Resursplanering för mindre serviceföretag

Resursplanering betyder att se till att rätt person gör rätt jobb vid rätt tid, utan att någon blir överbelastad eller går sysslolös. Stora företag har ofta särskilda planerare och avancerade verktyg för det. I ett mindre serviceföretag är det ofta ägaren eller arbetsledaren som planerar, mellan allt annat.

Då är det viktigaste att planeringen går fort och att alla ser samma sak. Det här är vanliga steg från whiteboard och Excel till ett planeringssystem för serviceföretag:

1. 1

   Lägg in kunderna

   Importera kunder och medarbetare från en CSV-fil till kundregistret.

2. 2

   Lägg upp de återkommande jobben

   Börja med de jobb som går varje vecka eller månad. De utgör ofta grunden i schemat.

3. 3

   Fördela i personalplaneringen

   Dra ut jobben på medarbetarna och se var det finns luckor.

4. 4

   Låt resten ligga i poolen

   Engångsjobb och felanmälningar läggs i jobbpoolen tills ni vet när de ska göras.