Arbetsorder mall – gratis i Word, Excel och PDF
Här kan ni ladda ner en gratis arbetsorder mall i Word, Excel och PDF. Mallen har de fält som en arbetsorder behöver, från kund och arbetsadress till moment, tid, material och signatur.
Av Robin Fors ·
Vad mallen är till för
En arbetsorder är beställningen och instruktionen för ett jobb i samma dokument. Den talar om för medarbetaren vad som ska göras, var och hos vem, och den blir sedan underlaget för vad som faktiskt gjordes. När jobbet är klart vet kontoret hur mycket tid och material som gick åt, och kan ta fram ett fakturaunderlag utan att ringa runt.
Mallen passar serviceföretag som ännu sköter arbetsordrar på papper eller i ett kalkylblad: fastighetsservice, städ, trädgård, snöröjning och mindre hantverksjobb. Välj Word om ni vill skriva ut och fylla i för hand, Excel om ni vill fylla i på datorn och spara flera ordrar i samma fil, och PDF om ni bara vill skriva ut.
Vill ni veta mer om vad en arbetsorder är och hur den används i ett serviceföretag, läs guiden vad är en arbetsorder.
Så fyller ni i arbetsordern
Mallen är uppdelad så att kontoret fyller i det första blocket innan jobbet och medarbetaren fyller i resten på plats.
Arbetsordernummer och datum
Ge varje arbetsorder ett eget nummer, till exempel löpande 2026-001, 2026-002. Numret gör det lätt att hänvisa till rätt jobb när kunden ringer eller när fakturan skickas. Datum är dagen då jobbet ska utföras.
Kund, kontaktperson och arbetsadress
Skriv kundens namn och vem medarbetaren ska kontakta på plats, med telefonnummer. Arbetsadressen är adressen där jobbet görs, som inte alltid är samma som kundens fakturaadress. Lägg gärna till portkod eller var nycklarna finns.
Beskrivning av uppdraget
Beskriv kort vad kunden har beställt och varför. Skriv så att en medarbetare som aldrig har varit hos kunden förstår vad som ska göras.
Moment
Dela upp jobbet i moment, ett per rad. Det blir lättare att bocka av vad som är klart, och lättare att se vad som återstår om jobbet inte hinns med.
Utförd av och tid
Den som gör jobbet skriver sitt namn, start- och sluttid och total tid. Är ni flera på samma jobb, skriv allas namn och tid per person i fältet för övrigt.
Material
Skriv varje artikel på en egen rad med antal och enhet, till exempel 3 st lysrör eller 25 kg halkgrus. Det är materialet som oftast glöms bort på fakturan.
Övrigt och signaturer
Notera avvikelser och sådant som behöver ett nytt besök. Medarbetaren signerar, och om ni vill att kunden kvitterar jobbet på plats signerar kunden med namnförtydligande.
Exempel på en ifylld arbetsorder
Så här kan en ifylld arbetsorder se ut för ett vanligt fastighetsjobb. Företag, kund och personer är påhittade.
| Fält | Exempel |
|---|---|
| Arbetsordernummer | 2026-147 |
| Datum | 12 november 2026 |
| Kund | Brf Lönnen 4 |
| Kontaktperson och telefon | Anna Ek, styrelsen, 070-000 00 00 |
| Arbetsadress | Exempelgatan 12, källare och trapphus B. Nyckel i nyckelskåpet. |
| Beskrivning av uppdraget | Styrelsen har anmält släckt belysning i trapphus B och en entrédörr som inte går i lås. |
| Moment som ska utföras | 1. Byta armaturer i trapphus B, plan 2 och 3. 2. Justera dörrstängare och slutbleck på entrédörren. 3. Kontrollera belysningen i källargången. |
| Utförd av | Erik Lund |
| Starttid och sluttid | 08.15–10.45 |
| Total tid | 2,5 timmar |
| Material | 2 st LED-armatur, 1 st slutbleck |
| Övrigt | Källargången har en trasig armatur till. Behöver beställas, nytt besök. |
| Signaturer | Erik Lund, 12/11. Anna Ek, 12/11. |
Lägg märke till att momenten är numrerade och att övrigt-fältet fångar det som inte ingick i beställningen. Det är där nästa arbetsorder börjar.
Använd mallen digitalt i OpSynk
Papper fungerar bra så länge ni är få och jobben är enkla. När ordrarna blir fler blir det svårare att veta vilka som är klara, och tid och material måste skrivas av en gång till innan ni kan fakturera. Då kan ett arbetsordersystem för serviceföretag ta över samma uppgifter.
OpSynk har inga färdiga mallar att ladda ner i systemet. I stället skapar ni arbetsordern direkt i webbappen, med samma innehåll som på papperet:
| I pappersmallen | I OpSynk |
|---|---|
| Kund och kontaktperson | Kunden från kundregistret och en av kundens kontaktpersoner |
| Arbetsadress | Kundens adress eller en egen arbetsadress för jobbet |
| Beskrivning och moment | Beskrivning och moment som medarbetaren bockar av, med status Ej påbörjad, Pågående eller Slutförd |
| Utförd av | En eller flera medarbetare som tilldelas jobbet |
| Start, slut och tid | Tidrapportering på jobbet i mobilen, med start, stopp och kommentar |
| Material | Material som registreras på jobbet i appen, från ert artikelregister |
| Övrigt | Anteckningar och bilder kopplade till jobbet |
| Signaturer | Finns inte. OpSynk har ingen digital signatur. |
Tid, material och fasta priser samlas sedan i ett fakturaunderlag, och den utförda arbetsordern kan laddas ner som PDF med moment, status och anteckningar. Jobb som återkommer varje vecka, månad eller år lägger ni upp en gång som återkommande arbetsorder.
Vanliga frågor
Vad ska en arbetsorder innehålla?
Minst ett nummer, datum, kund, kontaktperson, arbetsadress och en beskrivning av vad som ska göras. Efter jobbet fyller man i vem som utförde det, tid, material och eventuella avvikelser. Mallen på den här sidan har alla de fälten.
Är mallen gratis?
Ja. Ni laddar ner mallen i Word, Excel eller PDF utan att registrera er. Ni får ändra den så att den passar ert företag, till exempel med er logotyp.
Ska jag välja Word, Excel eller PDF?
PDF passar om ni bara vill skriva ut och fylla i för hand. Word passar om ni vill ändra fälten eller lägga till er logotyp. Excel passar om ni fyller i på datorn och vill ha flera arbetsordrar i samma fil.
Behöver arbetsordern signeras av kunden?
Det avgör ni och kunden. En signatur på plats gör det tydligt att kunden har sett att jobbet är gjort, och därför finns ett fält för det i pappersmallen. I OpSynk finns ingen digital signatur.
Hur numrerar man arbetsordrar?
Det enklaste är ett löpande nummer per år, till exempel 2026-001, 2026-002 och så vidare. Huvudsaken är att samma nummer aldrig används två gånger, så att varje jobb går att hitta i efterhand.
Finns mallen färdig i OpSynk?
Nej. OpSynk har inga färdiga arbetsordermallar. Ni skapar arbetsordern direkt i systemet med kund, adress, kontaktperson, beskrivning och moment, och medarbetaren rapporterar tid och material i appen.
Från pappersmall till digital arbetsorder
Öppna ett demokonto i webbläsaren och skapa er första arbetsorder.