Fältservicesystem – vad det är och vem som behöver ett

Vad är ett fältservicesystem?

Ett fältservicesystem är programvara för att styra arbete som utförs på plats hos kunder, i fält. På engelska kallas det field service management, ofta förkortat FSM. Systemet samlar flödet från beställning till fakturering: vad som ska göras, vem som gör det, när, hos vilken kund och vad som faktiskt blev gjort.

Ett fältservicesystem har nästan alltid två delar. Kontoret planerar och följer upp i en webbapp. Personalen i fält har en mobilapp där de ser sina jobb, hittar adressen, rapporterar tid och material och tar bilder. Poängen är att båda ser samma information samtidigt, utan att ringa och utan papper.

Begreppen överlappar. Ett arbetsordersystem fokuserar på arbetsordern. Ett planeringssystem för serviceföretag fokuserar på schemat. Ett fältservicesystem är samlingsnamnet för hela kedjan, och många system som kallar sig arbetsordersystem täcker i praktiken samma sak.

Vem behöver ett fältservicesystem?

Alla företag som utför jobb hos kunder har nytta av ett, men behovet blir tydligt när ni har flera personer ute samtidigt och många återkommande jobb. Typiska branscher:

• fastighetsservice och fastighetsskötsel
• städföretag med kontor, trapphus och återkommande städning
• trädgårds- och grönyteföretag
• snöröjning och halkbekämpning
• el, VVS, ventilation och andra installationsföretag
• service och reparation av maskiner, hissar, portar och larm

Tecken på att det är dags

• Ni lägger mer tid på att ringa runt och fråga hur det gick än på att planera.
• Tid och material skrivs rent från lappar i slutet av veckan.
• Kunden frågar vad som gjordes, och svaret finns i någons telefon.
• Det tar flera dagar att få ihop fakturaunderlaget efter månadsskiftet.
• Bara en person vet hur schemat ser ut, och det blir stopp när hen är sjuk.

Vad ingår i ett fältservicesystem?

Innehållet skiljer sig mycket mellan system. Det här är de delar som de flesta har, och de som bara en del har:

• Arbetsordrar

  Uppdraget med kund, adress, beskrivning, moment och status. Grunden i nästan alla system.

• Planering

  En kalender eller ett schema där jobben fördelas på medarbetare, ofta med dra och släpp och återkommande jobb.

• Mobilapp

  Personalens dagslista, vägbeskrivning, tidrapportering, bilder och kommentarer.

• Kundregister

  Kunder, kontaktpersoner, adresser och dokument som hör till jobben.

• Tid, material och fakturaunderlag

  Det som registreras på jobben samlas till underlag för fakturering, ibland med koppling till ekonomisystemet.

• Checklistor och ronder

  Kontroller som görs på plats, med avvikelser som kan bli nya jobb.

• Rapportering till kunden

  Protokoll, rapporter eller en portal där kunden ser vad som har gjorts.

• Mer avancerat

  Ruttoptimering, automatisk schemaläggning, lager, serviceavtal, fordon och kompetenser. Vanligare i större system.

Vad kostar ett fältservicesystem?

Prisspannet är stort. System för mindre serviceföretag publicerar ofta sina priser och tar betalt per användare, per företag eller per aktiv medarbetare. Stora enterprise-system prissätts nästan alltid genom offert, och då tillkommer ofta kostnader för införandeprojekt, konsulter och integrationer.

Räkna på hela första året: abonnemang, tillägg, integrationer och er egen tid för att komma igång. I guiden om vad ett arbetsordersystem kostar går vi igenom prismodellerna och exempel på publicerade priser.

Fältservicesystem för mindre serviceföretag eller enterprise-FSM

Söker man på fältservicesystem hamnar man ofta hos de stora plattformarna för field service management. De är byggda för organisationer med hundratals tekniker, egna IT-avdelningar och kopplingar till affärssystem. Ett serviceföretag med tio anställda har andra behov.

Tabellen beskriver typiska skillnader, inte enskilda produkter. Det finns enkla system med avancerade funktioner och stora system som går att använda i liten skala. Utgå från hur er vardag ser ut och prova med ett riktigt jobb innan ni bestämmer er.

Frågor att ställa innan ni väljer

• Kommer personalen i fält att använda appen, eller blir det för krångligt?
• Hur lång tid tar det från att vi skriver avtal till att första jobbet är utfört i systemet?
• Fungerar det för våra återkommande jobb, till exempel varje vecka eller varje månad?
• Hur kommer fakturaunderlaget vidare till vårt ekonomisystem?
• Kan kunden få en rapport över vad som gjordes?
• Behöver appen internetuppkoppling, och fungerar det där vi jobbar?

Så kommer ni igång med ett fältservicesystem

Ett byte går lättare om ni börjar smått och låter personalen i fält vara med från början. Så här brukar det fungera för ett mindre serviceföretag:

1. 1

   Börja med kunderna

   Lägg in de kunder ni har mest jobb hos, med adress och kontaktperson. Många system kan importera en lista från en fil.

2. 2

   Lägg upp de återkommande jobben

   Det är där systemet sparar mest tid. Ett veckojobb som läggs upp en gång behöver inte skrivas om varje vecka.

3. 3

   Låt två eller tre medarbetare prova först

   Välj några som är vana vid mobilen och låt dem köra skarpt i ett par veckor. Deras frågor visar vad resten behöver lära sig.

4. 4

   Gör första fakturaunderlaget i systemet

   Jämför med hur ni gjorde tidigare. Stämmer timmar och material är det dags att ta med alla.

5. 5

   Släpp papperet

   Så länge papper och system lever sida vid sida blir det dubbelarbete. Bestäm ett datum när allt går via systemet.

OpSynk som fältservicesystem

OpSynk är byggt för mindre och medelstora serviceföretag. Ni skapar arbetsordrar med moment, tilldelar medarbetare och lägger upp återkommande jobb varje vecka, månad eller år. Jobben planeras i ett planeringssystem för serviceföretag med dra och släpp, och oplanerade jobb väntar i en jobbpool. Personalen har en app för iOS och Android med tidrapportering, material, bilder och chatt, och ändringar syns direkt på kontoret. Tid, material och fasta priser blir fakturaunderlag som laddas ner som PDF.

Med tillägget Rondering gör ni ronder med egna checklistor i mobilen och delar resultatet med kunden via en länk. Läs mer om vårt ronderingssystem.