Ronderingsprotokoll – mall för att dokumentera ronden
Ett ronderingsprotokoll visar vad som kontrollerades, vad som avvek och vem som ska åtgärda det. Här kan ni ladda ner en gratis mall i PDF och Word och se hur ett ifyllt protokoll ser ut.
Av Robin Fors ·
Vad är ett ronderingsprotokoll?
Checklistan är det man går efter under ronden. Protokollet är det som finns kvar efteråt. Det visar att ronden gjordes, när och av vem, hur varje kontrollpunkt bedömdes och vad som hände med det som inte var i ordning.
För ett serviceföretag som ronderar åt kunder är protokollet beviset på arbetet. Det är det ni visar förvaltaren när hen frågar om ronden verkligen blev gjord, och det är underlaget när ni föreslår eller fakturerar en åtgärd. Protokollet fungerar för de flesta typer av ronder: teknisk fastighetsrond, städkontroll, utemiljö eller en egen kontroll som kunden har bett om.
Mallen har tomma rader för kontrollpunkterna, så att ni kan föra in punkterna från er egen checklista. Behöver ni exempel på kontrollpunkter, utgå från mallen för rondering av fastighet.
Så fyller ni i protokollet
Huvudet
- Fastighet eller objekt och adress: vilket hus, vilken lokal eller vilket område ronden gäller.
- Kund: vem ronden görs åt, till exempel en förvaltare eller en bostadsrättsförening.
- Datum och tid: när ronden började och slutade.
- Utförd av: namnet på den eller de som gick ronden.
- Typ av rond: så att protokollet inte blandas ihop med andra ronder på samma adress.
Resultatet
Dela in kontrollpunkterna i områden, i samma ordning som ni går ronden. Varje punkt markeras som godkänd eller underkänd. En underkänd punkt får ett avvikelsenummer, så att den går att följa i avsnittet om avvikelser.
Avvikelser och åtgärder
Beskriv varje avvikelse så att någon som inte var på plats förstår den: var, vad och hur allvarligt. Skriv sedan vilken åtgärd som behövs, vem som ansvarar och när den ska vara klar. Punkter som inte kunde kontrolleras skrivs för sig, med orsaken. Avsluta med vem protokollet lämnades till och när.
Exempel på ett ifyllt ronderingsprotokoll
Avvikelsedelen ur ett protokoll från en teknisk rond i ett flerbostadshus, Brf Lönnen 4, den 5 november 2026 kl. 07.30–08.40, utförd av Sara Holm. Alla uppgifter är påhittade.
| Nr | Kontrollpunkt | Beskrivning | Åtgärd | Ansvarig | Klart senast |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Belysning trapphus B | Armatur plan 3 släckt. Bild tagen. | Byta armatur | Serviceföretaget, Erik Lund | 8 november |
| 2 | Entrédörr port 1 | Går inte i lås av sig själv. | Justera dörrstängare | Serviceföretaget, Erik Lund | 8 november |
| 3 | Källargång vid förråd 14 | Kartonger ställda i gången. | Boende kontaktas | Styrelsen | 15 november |
Under punkter som inte kunde kontrolleras står: hissmaskinrummet, nyckel saknades. Protokollet lämnades till Anna Ek i styrelsen samma dag.
Ronderingsprotokollet i OpSynk
Ett pappersprotokoll ska skrivas rent, skannas eller fotograferas och mejlas, och bilderna ligger kvar i någons telefon. Med tillägget Rondering i OpSynk blir protokollet klart när ronden är klar. OpSynk har inga färdiga protokollmallar, men ni bygger er egen checklista med grupper och kontrollpunkter och sparar den som mall.
När ronden är utförd delar ni den med kunden via en unik länk. Kunden öppnar den i webbläsaren och behöver inget konto. Sidan visar:
| Uppgift | Pappersprotokoll | Delad rond i OpSynk |
|---|---|---|
| Avsändare | Skrivs eller stämplas | Ert företags logotyp och namn |
| Vilken rond | Fylls i för hand | Rondens nummer och namn |
| Vem och när | Fylls i för hand | Vem som utförde ronden och när den slutfördes |
| Kontrollpunkter | Kryss per rad | Alla kontrollpunkter per grupp med status |
| Avvikelser | Beskrivning i text | Antal avvikelser med medarbetarens kommentar och bilder |
| Språk | Det språk man skrev på | Den som läser kan välja svenska eller engelska och sin tidszon |
Ronden kan också laddas ner som PDF-protokoll när kunden vill spara den i sitt eget arkiv. Från avvikelserna skapar ni en arbetsorder där varje avvikelse blir ett moment, så att åtgärderna följs upp i samma system. Läs mer om ronderingssystem för serviceföretag.
Så här ser en delad rondrapport från vår demoorganisation ut. Ronden är påhittad, men sidan är densamma som era kunder får.
Vanliga frågor
Vad ska ett ronderingsprotokoll innehålla?
Vilket objekt ronden gällde, datum och tid, vem som utförde den och vilken typ av rond det var. Sedan resultatet per kontrollpunkt, en beskrivning av varje avvikelse och vilka åtgärder som ska göras, av vem och när.
Vad är skillnaden mellan checklista och protokoll?
Checklistan är listan med kontrollpunkter som man går efter. Protokollet är den ifyllda dokumentationen efteråt, med resultat, avvikelser och åtgärder. Ofta är det samma papper, men protokollet har uppgifter som checklistan saknar.
Hur länge ska protokollen sparas?
Det avgör ni och kunden, ofta i avtalet. Spara dem åtminstone så länge avvikelserna inte är åtgärdade och så länge kunden kan tänkas fråga om dem. Digitala protokoll är lättare att hitta i efterhand än pärmar.
Kan kunden se protokollet digitalt?
I OpSynk ja. Ni delar den utförda ronden via en unik länk som kunden öppnar utan konto. Kunden ser kontrollpunkterna med status och avvikelserna med kommentarer och bilder.
Varför finns det två format?
PDF passar för utskrift och för att fylla i för hand. Word passar när ni vill föra in era egna kontrollpunkter i mallen eller lägga till er logotyp.
Låt protokollet skriva sig självt
Öppna ett demokonto i webbläsaren och bygg en checklista för er nästa rond.