Från Excel och papper till arbetsordersystem

När Excel och papper räcker

Ett kalkylblad med kunder och en pärm med arbetsordrar är inget dåligt system. Det kostar inget extra, alla kan använda det och ni bestämmer själva hur det ska se ut. För många små företag är det helt rätt val, och det finns ingen anledning att byta bara för att byta.

Excel och papper brukar räcka när det mesta av det här stämmer:

• Ni är en eller två personer, och den som tar emot beställningen är ofta samma person som gör jobbet.
• Jobben är få per vecka, och ni minns utan problem vad som är gjort hos vem.
• Det är sällan ändringar i schemat, och när det händer räcker ett samtal.
• Kunderna frågar inte efter rapporter eller protokoll från jobbet.
• Ni fakturerar några gånger i månaden och har koll på timmar och material ändå.

Har ni en egen Excelmall för arbetsorder som fungerar, behåll den. Det är när fler personer, fler kunder och fler återkommande jobb kommer in som kalkylbladet börjar kosta mer tid än det sparar.

Var det brister

Problemen kommer sällan på en gång. De växer i takt med att företaget gör det, och ofta märks de först när något redan har gått fel. Det här är de vanligaste exemplen.

Samma uppgift skrivs in flera gånger

Kunden ringer och beställer. Uppgiften skrivs i en anteckningsbok, förs in i kalkylbladet, skickas som sms till medarbetaren och skrivs in en gång till när fakturan görs. Varje steg är ett tillfälle att skriva fel adress, fel datum eller fel antal timmar. Ju fler som jobbar, desto fler kopior finns det av samma uppgift, och ingen vet säkert vilken som gäller.

Lappar som försvinner

Tidlappen ligger kvar i bilen, blir blöt i regnet eller slängs med kvittona. Det kan handla om en enda timme, men det är en timme som aldrig faktureras. Bilder från jobbet ligger i medarbetarens telefon och hittas inte när kunden har en fråga tre veckor senare.

Ingen vet vad som är gjort just nu

En fil i Excel visar det som någon senast skrev in, inte det som händer ute. När en kund ringer och undrar om gården är skottad måste kontoret ringa medarbetaren, som kanske sitter i en snöplog. Är filen delad kan två personer dessutom ändra i den samtidigt, eller arbeta i varsin gammal kopia.

Fakturan görs ur minnet

I slutet av månaden ska allt bli fakturor. Då letas lappar, sms och kalenderanteckningar fram, och det som saknas fylls i efter bästa minne. Material som hämtades i förbifarten och extratimmar på ett jobb som drog ut på tiden är det som oftast faller bort.

Återkommande jobb faller mellan stolarna

Skötsel varannan vecka, städning varje måndag och kontroll en gång per kvartal ska läggas in på nytt varje period. Glöms en rad bort syns det inte förrän kunden hör av sig och undrar varför ingen har kommit.

Excel och papper jämfört med arbetsordersystem

Tabellen visar hur några vanliga uppgifter i ett serviceföretag går till med kalkylblad och papper, och hur de går till i ett arbetsordersystem som OpSynk.

Ett arbetsordersystem är inte gratis och kräver att alla använder det. Det som skiljer är att uppgiften skrivs in en gång och sedan följer med jobbet hela vägen till fakturaunderlaget. Så fungerar det i vårt arbetsordersystem för serviceföretag.

Så flyttar ni från Excel till ett arbetsordersystem

Det svåraste med att byta är sällan systemet. Det är att få med sig uppgifterna och att få alla att sluta använda den gamla filen. Så här kan ni göra det steg för steg i OpSynk.

1. 1

   Gå igenom vad ni har

   Samla kundlistan, listan över medarbetare och de jobb som återkommer. Titta också på vilka uppgifter som bara finns i någons huvud eller telefon, till exempel portkoder och kontaktpersoner.

2. 2

   Städa kundlistan

   Ta bort dubbletter och kunder som inte är aktiva, och se till att varje kund har en rad med namn, adress och kontaktuppgifter. Det är lättare att rätta i Excel innan importen än efteråt.

3. 3

   Importera kunder och medarbetare

   Spara listorna som CSV-filer och importera dem till OpSynk. Kunderna hamnar i kundregistret, där ni sedan lägger till kontaktpersoner, anteckningar och filer. Import går inte att göra i demokontot, bara i en riktig organisation.

4. 4

   Lägg upp jobben i OpSynk

   Arbetsordrar importeras inte, utan skapas i OpSynk. Börja med de återkommande jobben och lägg upp dem med intervall, till exempel varje vecka eller varje månad. Engångsjobb utan datum kan ligga i jobbpoolen tills ni planerar dem i kalendern.

5. 5

   Testa med några kunder först

   Låt en eller två medarbetare använda appen för ett par kunder under en kort period. Då hittar ni det som behöver justeras innan alla börjar.

6. 6

   Gör första fakturaunderlaget

   När första perioden är klar, samla tid och material till ett fakturaunderlag och jämför med hur ni brukar räkna. Stämmer det kan ni gå över helt.

7. 7

   Sluta använda den gamla filen

   Spara den gamla filen som arkiv, men sluta skriva i den. Så länge två system lever parallellt kommer någon att skriva i fel ställe.

Vill ni fortsätta med papper en tid till kan ni använda vår mall för arbetsorder. På OpSynks blogg finns också inlägget ”Säg hejdå till dubbelarbete i Excel” om hur det kan se ut när kalkylbladet ersätts.