Fakturaunderlag – vad det är och vad det ska innehålla

Vad är ett fakturaunderlag?

Ett fakturaunderlag är en sammanställning av arbete, material och priser som ska faktureras en kund för en viss period eller ett visst jobb. Det är steget mellan det utförda arbetet och fakturan.

I ett serviceföretag samlar fakturaunderlaget det som har registrerats på arbetsordrarna: timmar per medarbetare, material som har gått åt och fasta priser för återkommande jobb. Den som fakturerar använder underlaget för att skriva fakturan, ofta i ett annat system.

Underlaget används på tre sätt:

• Internt: kontoret eller ägaren granskar att allt är med och att priserna stämmer innan fakturan skickas.
• Till redovisningsbyrån: byrån skapar fakturan utifrån underlaget.
• Till kunden: vissa kunder, till exempel fastighetsförvaltare, vill se och godkänna underlaget innan fakturan kommer, eller ha det som bilaga till fakturan.

Vad ska ett fakturaunderlag innehålla?

Ett fakturaunderlag har inga formkrav i sig, men det ska innehålla allt som behövs för att skriva en korrekt faktura och för att kunden ska förstå vad hen betalar för.

• Kund: namn, organisationsnummer eller personnummer och fakturaadress.
• Period eller jobb: till exempel september 2026, eller ett enskilt jobb med datum.
• Referenser: kundens referens eller ordernummer, arbetsordernummer och arbetsadress eller objekt.
• Tid: datum, medarbetare, typ av arbete, antal timmar och timpris.
• Material: artikel, antal, enhet och pris per enhet.
• Fasta priser: till exempel fast pris per besök för trappstädning eller gräsklippning.
• Övriga rader: till exempel tillägg som avtalats med kunden.
• Summor: per rad och totalt, exklusive moms.

Exemplet är påhittat. Lägg till kundens referens och arbetsordernummer överst, så går det snabbt för kunden att godkänna.

Fakturaunderlag på engelska

Det finns ingen engelsk term som används lika brett som fakturaunderlag. Vilket ord som passar beror på vad dokumentet är till för:

• invoice basis eller billing basis – en direkt översättning som förstås, särskilt i nordiska företag
• billing details eller billing summary – en sammanställning av vad som ska faktureras
• supporting documentation – underlag som bifogas en faktura, till exempel tidrapporter
• timesheet – bara tidsdelen av underlaget

Undvik pro forma invoice. Det är en preliminär faktura som till exempel används vid förskott eller export, inte ett internt underlag.

Skillnaden mellan fakturaunderlag och faktura

Fakturaunderlaget beskriver vad som ska faktureras. Fakturan är betalningskravet till kunden och det dokument som bokförs. För fakturor finns krav i momslagen. Enligt Skatteverkets sammanfattning av momslagens regler om fakturering ska en fullständig faktura bland annat innehålla:

• datum då fakturan utfärdades
• ett unikt löpnummer
• säljarens momsregistreringsnummer
• säljarens och köparens namn och adress
• tjänsternas omfattning och art, eller varornas mängd och art
• datum då tjänsterna utfördes, om det skiljer sig från fakturadatum
• beskattningsunderlaget, enhetspriset exklusive moms, momssatsen och momsbeloppet

Det är alltså fakturan som ska uppfylla kraven, inte underlaget. Skatteverket påpekar också att det är innehållet som avgör, inte vad dokumentet heter. Märk därför ett underlag som skickas till kunden tydligt som underlag, så att det inte blandas ihop med fakturan. Vid omvänd betalningsskyldighet ska fakturan även innehålla köparens momsregistreringsnummer.

Från arbetsorder till fakturaunderlag

Ett bra fakturaunderlag börjar på arbetsordern. Det som inte registreras när jobbet görs är svårt att få med i efterhand. Så här ser flödet ut:

1. 1

   Prissätt jobbet från början

   Bestäm på arbetsordern om jobbet debiteras löpande med timpris eller med fast pris per tillfälle.

2. 2

   Registrera tid och material på plats

   Medarbetaren startar och stoppar tiden på jobbet och lägger in materialet direkt i mobilen.

3. 3

   Samla per kund och period

   I slutet av månaden, eller när jobbet är klart, samlas allt för kunden till ett underlag.

4. 4

   Granska

   Kontrollera timmar som verkar för många eller för få, material som saknas och att rätt timpris används.

5. 5

   Skapa fakturan och följ upp

   Skriv fakturan i ekonomisystemet och notera när underlaget är fakturerat och betalt.

Mer om vad arbetsordern ska innehålla finns i guiden vad är en arbetsorder.

Vanliga fel i fakturaunderlag

• Material som användes men aldrig skrevs upp.
• Tid som registrerades utan koppling till ett jobb och därför inte hamnar hos någon kund.
• Fel timpris, till exempel vanligt pris för jourarbete.
• Kundens referens saknas, så att fakturan skickas tillbaka.
• Underlaget görs så sent att ingen minns vad som hände på jobbet.

Fakturaunderlag för återkommande jobb och tilläggsarbeten

Många serviceföretag har kunder med återkommande jobb: trappstädning varje vecka, gräsklippning varannan vecka eller en fastighetsrond varje månad. Då är det enklast att göra ett fakturaunderlag per kund och månad, där de avtalade besöken står som fasta priser och allt annat står för sig.

Det som inte ingår i avtalet, till exempel en akut utryckning eller ett byte av trasig belysning, är ett tilläggsarbete. Det är de raderna kunden oftast ifrågasätter. Några tumregler:

• Håll tilläggsarbeten på egna rader, skilda från de fasta priserna.
• Skriv vem hos kunden som beställde eller godkände arbetet, och när.
• Hänvisa till arbetsordern, gärna med bilder och kommentarer från jobbet.
• Stäm av mot avtalet: ingår materialet i det fasta priset, eller ska det faktureras separat?
• Gör underlaget direkt efter månadsskiftet, medan alla minns vad som hände.

Fakturaunderlag och export i OpSynk

I OpSynk registrerar medarbetaren tid med start, stopp och kommentar direkt på jobbet i mobilen, och lägger till material från ert artikelregister. Jobb kan ha olika timpris genom prisgrupper, eller fast pris per tillfälle. Tid, material och fasta priser samlas sedan till ett fakturaunderlag per kund, och ni följer status: ej skickat, skickat eller betalt.

Fakturaunderlaget laddas ner som PDF. Själva fakturan skapar ni i ert ekonomisystem.

Se hur tid, material och fakturaunderlag hänger ihop med arbetsordrarna i vårt arbetsordersystem för serviceföretag.